إدارة الوثائق الدائمة

أ ـ إدارة الوثائق الدائمة

ترتبط إدارة الوثائق الدائمة بمدير عام المركز


ب ـ الهدف العام

يهدف قسم حفظ الوثائق إلى حفظ الوثائق والمحافظة على سلامتها وفقاً للأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة

ج ـ المهمات

  • الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك

  • الإشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة

  • الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحي

  • متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل

  • الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة

  • متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • الإشراف على ترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

  • التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز

  • تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد

  • تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها

  • أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها


اقسام الإدارة

1- قسم حفظ الوثائق

الارتباط التنظيمي

يرتبط قسم حفظ الوثائق بإدارة الوثائق الدائمة


الهدف العام

يهدف قسم حفظ الوثائق إلى حفظ الوثائق والمحافظة على سلامتها وفقاً للأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة

المهمات

  • تهيئة أماكن الحفظ النشط وغير النشط وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة

  • حفظ الوثائق النشطة وغير النشطة باتباع أفضل وسائل الأمن وقواعد السلامة

  • تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء فترة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • حفظ بيانات ومحاضر الترحيل

  • إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • حفظ بيانات ومحاضر الإتلاف

  • التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل

  • إعداد وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بالترحيل والإتلاف

  • أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه


2- قسم خدمات المستفيدين

الارتباط التنظيمي

يرتبط قسم خدمات المستفيدين بإدارة الوثائق الدائمة


الهدف العام

يهدف قسم خدمات المستفيدين إلى تقديم الخدمات للمستفيدين من داخل الجهاز وخارجه وفقاً للأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمد

المهمات

  • الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة

  • تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة

  • إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة

  • تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل

  • إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية

  • أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه

3- قسم التنسيق

الارتباط التنظيمي

يرتبط قسم التنسيق بإدارة الوثائق الدائمة


الهدف العام

يهدف إلى التنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وفقاً للأحكام الواردة في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة

المهمات

  • ترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

  • التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز

  • تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجهاز

  • تبادل المعلومات والخبرات مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

  • تمثيل الجهاز أمام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

  • أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه

هذا التكدس المعلوماتي الوثائقي جعل من الصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان لابد من إيجاد طريقة علميه تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها أولا ومن ثم معالجتها وإتاحتها لتسهيل الوصول الي المعلومة في اقل جهد ووقت ممكن.

لذا أوكلت هذه المهمة بمراكز الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية كجهة تخصصيه تعمل على حصر الوثائق وتنظيمها وإتاحتها آليا وفق الأنظمة والتشريعات المتبعة في هذا الشأن من حيث العناية بالوثيقة، والاستفادة منها والتخلص مما ليس له قيمه وما انتفت الحاجة إليه.

ووفق هذه الرؤية لابد ان تكون هناك جهة عليا تنظيميه تعمل على وضع الخطط واللوائح وإجازة أعمال المركز المتعلقة بوثائق الجامعة من حيث الخطط، والتطوير، والإجراءات، ووضع اللوائح الخاصة بشؤون وثائق الجامعة فتم تشكيل لجنة دائمة للوثائق والمحفوظات وفقاً للأمر الملكي المنظم لذلك بحيث تكون اللجنة هي المرجع الاول لشؤون وثائق الجامعة بالإضافة الى إجازة الوثائق المرحلة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتخلص من الوثائق التي انتفت الحاجة إليها وفقاً لما نصت عليه الأنظمة واللوائح المنظمة لتلك العملية

آخر تحديث
3/3/2024 8:58:42 AM