كان الغرض من إنشاء مراكز الوثائق والمحفوظات بالدولة البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية جراء التوسعات التي شهدتها قطاعات الدولة ومنها الجامعة من برامج جديدة، ونشاطات، وفعاليات.
هذا التكدس المعلوماتي الوثائقي جعل من الصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان لابد من إيجاد طريقة علميه تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها أولا ومن ثم معالجتها وإتاحتها لتسهيل الوصول الي المعلومة في اقل جهد ووقت ممكن.
لذا أوكلت هذه المهمة بمراكز الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية كجهة تخصصيه تعمل على حصر الوثائق وتنظيمها وإتاحتها آليا وفق الأنظمة والتشريعات المتبعة في هذا الشأن من حيث العناية بالوثيقة، والاستفادة منها والتخلص مما ليس له قيمه وما انتفت الحاجة إليه.
ووفق هذه الرؤية لابد ان تكون هناك جهة عليا تنظيميه تعمل على وضع الخطط واللوائح وإجازة أعمال المركز المتعلقة بوثائق الجامعة من حيث الخطط، والتطوير، والإجراءات، ووضع اللوائح الخاصة بشؤون وثائق الجامعة فتم تشكيل لجنة دائمة للوثائق والمحفوظات وفقاً للأمر الملكي المنظم لذلك بحيث تكون اللجنة هي المرجع الاول لشؤون وثائق الجامعة بالإضافة الى إجازة الوثائق المرحلة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والتخلص من الوثائق التي انتفت الحاجة إليها وفقاً لما نصت عليه الأنظمة واللوائح المنظمة لتلك العملية