ج ـ المهمات

• الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكّد من أدائها أعمالها وفق ما هو مخطط له.


• الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم.


• الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.


• العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.


• العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.


• الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق، ومتابعته.


• الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع إدارة التطوير الإداري في الجهاز، وبالتنسيق مع المركز الوطني في ذلك.


• متابعة تطبيق الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز لخطة التصنيف والترميز.


• تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.


• تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.


• أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

المهمات

• إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم.


• إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.


• تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.


• تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.


• تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق.


• الإشراف على الوصف الفني لعمليات التقويم، والمشاركة فيه.


• إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجهاز الحكومي وفروعه وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع إدارة التطوير الإداري في الجهاز، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك.


• تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها.


• تحديد أهداف ومواصفات نظم بيانات الوثائق في الجهاز.


• تحديد احتياجات القسم من القوى العاملة والأجهزة والمواد.


• تقديم تقارير دورية عن إنجازات القسم والاقتراحات المناسبة لتطويره.


• أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

2- قسم متابعة التطبيق

يرتبط قسم متابعة التطبيق بإدارة الوثائق النشطة.