ج ـ المهمات

• الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.


• الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.


• الإشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.


• الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل


• تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.


• الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها إلى وحدة الحفظ.


• الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.


• متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.


• التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.


• استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.


• تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.


• تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.


• أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

المهمات

• استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.


• تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.


• تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.


• اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.


• إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.


• إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.


• مراجعة وتصحيح بيانات الوثائق المدخلة في قاعدة البيانات.


• تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني، وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.


• تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل


• تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.


• أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه

2- قسم المسح الضوئي

يرتبط قسم المسح الضوئي بإدارة الوثائق متوسطة النشاط